Iedere ondernemer wil graag dat zijn facturen op tijd betaald worden. Helaas is dat niet altijd het geval. Hoe zorg je ervoor dat je klanten sneller betalen zonder dat je er eindeloos achteraan moet? We zetten een aantal tips op een rijtje.
1. Stuur een betaallink mee met je factuur
Het is handig om met je factuur een betaallink mee te sturen. Op deze manier kan jouw opdrachtgever met één druk op de knop betalen via iDeal, Paypal of creditcard. Tegenwoordig kan je bij vrijwel alle software waarmee je facturen verstuurt betaallinks toevoegen. Bij ons heb je bijvoorbeeld een koppeling met Mollie.
2. Betaaltermijn
Vermeld op je factuur altijd een betaaltermijn. Op deze manier leg je vast welke betalingstermijn je verwacht en heb je een stok achter de deur als je klant niet betaalt.
Er zijn een aantal regels voor betalingstermijnen:
- Als je aan particulieren factureert, mag je als ondernemer de betaaltermijn zelf bepalen. Dit moet wel een redelijke termijn zijn. Zet de betaaltermijn in een contract, de algemene voorwaarden of vermeld het op de factuur.
- Als je aan bedrijven factureert zijn ze wettelijk verplicht de factuur binnen 60 dagen te betalen. Normaal gesproken wordt er een betalingstermijn van 30 dagen aangehouden. Dit is bijna altijd het geval tenzij er een andere betalingstermijn is afgesproken tussen beide partijen.
- Is de betaaltermijn van je factuur verlopen? Zorg dat je je klant een reminder stuurt. Vaak geeft het systeem waarmee jij je factuur hebt verstuurd jou automatisch een seintje als de termijn is verlopen, maar het kan natuurlijk geen kwaad om dit zelf goed bij te houden.
3. Persoonlijke relatie met je klant
Het is misschien een open deur, maar een goede relatie met je klant voorkomt vaak betalingsproblemen. Een persoonlijke relatie is daarvoor cruciaal. Ga maar na: zelf betaal je de facturen van mensen die je het beste kent waarschijnlijk ook het snelste. Een persoonlijke relatie hoeft natuurlijk niet te betekenen dat je samen op vakantie gaat. Simpel telefonisch contact ten opzichte van mailen kan je relatie met een klant al een stuk persoonlijker maken.
Wat voor gevolgen heeft het als je factuur niet op tijd betaald wordt?
Voor de btw-aangifte is de factuurdatum leidend. Dus ook de facturen die niet betaald zijn, worden meegenomen in je btw-aangifte. Als er btw op de factuur zit, wordt dit verwerkt in je btw-aangifte en moet je de btw op tijd afdragen.
Als je klant veel te laat betaalt, heb je het recht om rente te rekenen over de periode dat de klant niet betaald heeft nadat de betalingstermijn is verlopen. Ook kun je een vergoeding eisen voor gemaakte juridische kosten of incassokosten. Al zou het natuurlijk fijner zijn om dit te kunnen voorkomen door middel van de tips in dit artikel.
