De afgelopen jaren zijn steeds meer zzp’ers vanuit huis gaan werken. De kosten die hiermee samenhangen mogen slechts in bepaalde gevallen als zakelijk worden beschouwd en worden toegevoegd aan je administratie. De Belastingdienst heeft wat dat betreft heel duidelijke kaders gesteld als het gaat om de huisvestingskosten.
Zelfstandige ruimte
Over het algemeen mag je huisvestings- en inrichtingskosten pas als zakelijk beschouwen wanneer de kamer van waaruit je werkt een zelfstandige werkruimte is. Jouw werkkamer moet dus duidelijk te onderscheiden zijn van de rest van de woning; je zou de ruimte ook aan derden moeten kunnen verhuren. Factoren waar de Belastingdienst onder andere op let zijn: is er een eigen opgang of ingang en eigen sanitair? Verder stelt de Belastingdienst als eis dat de werkruimte intensief wordt gebruikt, waarmee bedoeld wordt dat de ruimte voor meer dan 90% voor je onderneming wordt gebruikt.
Tot zover het eenvoudige gedeelte. Afhankelijk van of de werkruimte is aangemerkt als privé- of ondernemingsvermogen worden er bepaalde eisen gesteld aan de verhouding van inkomsten verkregen vanuit deze werkruimte. Zo weet je of de kosten voor de ruimte ook daadwerkelijk voor kostenaftrek in aanmerking komen. De Belastingdienst heeft deze handige tool ontwikkeld waarmee je zelf kunt checken of je recht hebt op het aftrekken van huisvestingskosten.
Voldoe je niet aan de voorwaarden?
Als de werkruimte niet aan de eisen van de Belastingdienst voldoet mag je de kosten helaas niet aftrekken. Zaken als een bureau, stoel en lamp zijn dan voor eigen rekening. Wat je gelukkig wel kunt doen is het terugvragen van de btw op deze uitgaven. Je kunt deze dus gewoon toevoegen aan je administratie. Jouw boekhouder zal vervolgens een correctie maken zodat de kosten niet worden meegenomen, maar de btw wel wordt teruggevraagd. Apparatuur die je nodig hebt voor het uitoefenen van je werk, maar die niet gebonden is aan de betreffende ruimte, valt natuurlijk wel gewoon onder zakelijke kosten. Denk dan aan een laptop, telefoon, etc.
De enige uitgaven die sowieso mogen worden afgetrokken, ook al heb je geen zelfstandige werkruimte, zijn de internetkosten voor het thuisgebruik. Je zal het internet echter ook deels privé gebruiken. Bepaal daarom voor jezelf een zakelijk percentage wat je naar redelijkheid kunt onderbouwen. Het moet immers wel aannemelijk zijn. Vervolgens pas je dit percentage toe op de totale internetkosten.
Aftrekbare kosten
Heb je een zelfstandige ruimte van waaruit je werkt dan zijn de volgende kosten aftrekbaar:
- Inrichtingskosten, zoals vloerbedekking, behang, bureau, stoel en raamdecoratie van de werkruimte
- Huur of maximaal 4% van de WOZ-waarde van de werkruimte aan huis
- Het zakelijke deel van de energiekosten
- Verzekeringen
- Huur- of afschrijvingskosten van het deel van jouw huis dat gebruikt wordt voor je onderneming
- Schoonmaakkosten en dergelijke (enkel voor de werkruimte)
- Een deel van de hypotheekschuld kan aan de onderneming worden toegerekend
Houd er rekening mee dat bovenstaande kosten heel specifiek zijn en niet zomaar kunnen worden toegepast. Neem contact op met je boekhouder om te bepalen in hoeverre dit op jouw situatie van toepassing is.
