Als je bedrijf groeit en je voor de langere termijn extra handjes nodig hebt kan het aannemen van personeel een goede oplossing zijn. Ook als je een eenmanszaak, of vof hebt is het mogelijk om werknemers en stagiaires in dienst te nemen. Hier komt natuurlijk wél het een en ander bij kijken. Dit is waar je rekening mee moet houden.
Wat zijn je plichten?
Als je werkgever bent, krijg je er ineens een hoop verantwoordelijkheden en plichten bij. Naast het bijhouden van de salarisadministratie moet je denken aan contracten, verzekeringen, pensioen en arbo-omstandigheden. Je moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor jouw personeel en bent bijvoorbeeld verplicht om door te betalen bij ziekte. Wees je bewust van al deze extra taken en laat je informeren door een expert als je hier meer zekerheid over wilt.
Contract opstellen
Zodra je de perfecte werknemer hebt gevonden is het tijd om het arbeidscontract op te stellen. In het contract staan de afspraken die jij als werkgever maakt met je personeel. Het contract bevat onder andere:
- de gegevens van jou en je werknemer
- per wanneer de werknemer in dienst komt
- de duur van het contract
- welke functie de werknemer gaat uitoefenen
- wat het loon van de werknemer is en wanneer dit wordt uitbetaald
Een complete checklist voor het arbeidscontract vind je op de website van de Rijksoverheid.
Met je werknemer spreek je altijd een brutosalaris af. Naast het brutosalaris ben je ook werkgeverslasten verschuldigd. De hoogte hiervan is afhankelijk van de sector waarin je werkt, maar houd rekening met 25% tot 30%. Op het brutosalaris van jouw medewerker wordt loonheffing ingehouden. Deze ingehouden loonheffing is samen met de werkgeverslasten het bedrag dat je afdraagt aan de Belastingdienst.
Aanmelden als werkgever
Gefeliciteerd! Je hebt je eerste werknemer aangenomen en bent werkgever. Tenminste, bijna. Je zult je eerst nog officieel moeten aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Dit doe je eenmalig, dus alleen als je voor de eerste keer iemand in dienst neemt. Met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’ laat je de Belastingdienst weten dat je iemand gaat aannemen. Zij sturen je vervolgens alle informatie die je nodig hebt om de aangifte loonheffingen te doen.
Je ontvangt van de Belastingdienst een loonheffingennummer en moet vervolgens iedere maand aangifte loonheffingen doen. Daarna betaal je het salaris uit aan de werknemer en de loonaangifte aan de Belastingdienst.
Werkkostenregeling
Misschien heb je weleens gehoord van de WKR, oftewel de werkkostenregeling. Ieder jaar mag je als werkgever een bepaald percentage van het totale loon van al je werknemers besteden aan vergoedingen. Over deze vergoedingen hoef je geen loonbelasting te betalen. Het percentage van de WKR is in 2024 1,92% tot €40.000 en daarboven 1,18%.
Alle vergoedingen die niet direct te maken hebben met de werkzaamheden van een werknemer vallen binnen deze vrije ruimte. Denk hierbij aan een kerstpakket, personeelsuitje of fietsplan. Noodzakelijke kosten, zoals reiskosten of een maaltijd bij overwerk, gaan niet ten koste van deze vrije ruimte. Kom je boven de vrije ruimte uit? Dan betaal je hier 80% belasting over. Dit bedrag is direct aftrekbaar en verlaagd de winst. Dat percentage van 80% is dus minder nadelig dan het in de eerste instantie lijkt.
Salarisadministratie bijhouden
Vanaf het moment dat je de eerste werknemer in dienst hebt, ben je verplicht om een salarisadministratie bij te houden. Naast de eerder genoemde aangifte loonheffingen moet je jouw personeel ook iedere maand voorzien van een loonstrook en moet je zorgen dat het salaris op tijd wordt uitbetaald. Hiernaast houd je in de loonstaat gegevens bij over bijvoorbeeld het contract, de werknemer en de toepassing van de loonheffingskorting.
Bij deze administratie komt dus best een hoop kijken. Je kunt ervoor kiezen om dit zelf te doen, met bijvoorbeeld salarissoftware, of om dit uit te besteden aan je boekhouder. Als zzp’er kun je dus iemand in dienst nemen. Daarna kun je jezelf met trots een zmp’er noemen: Zelfstandige Mét Personeel.
