Het kan gebeuren dat jij als ondernemer een particulier moet uitbetalen. Omdat diegene geen onderneming heeft of misschien in loondienst is bij je, vraag je je wellicht af hoe de facturatie verloopt. Uiteraard moet er geregistreerd worden dat er een levering van diensten heeft plaatsgevonden. Je vraagt in dat geval om een kwitantie. Maar eerst bespreken we het onderscheid tussen de kwitantie, de vrijwilligersvergoeding en de onkostendeclaratie.
Kwitantie, vrijwilligersvergoeding en onkostendeclaratie
Over het algemeen is het zo dat vrijwilligers op een reguliere basis werkzaamheden verrichten voor een eenmanszaak, vereniging of stichting. Vrijwilligers ontvangen een vergoeding van minder dan €210 per maand tot maximaal €2.100 per jaar. Een belangrijke eis is dat de werkzaamheden van de vrijwilliger niet behoren tot diens beroep. Je bent dus geen vrijwilliger als je naast je designbedrijf in je vrije tijd ook werkzaam bent als designer voor een stichting. De vergoeding die je als vrijwilliger ontvangt hoef je niet op te geven voor de inkomstenbelasting.
Een onkostenvergoeding kan een aanvulling zijn op of vervanging zijn van de vrijwilligersvergoeding. Het uitbetaalde bedrag moet de daadwerkelijke en aantoonbare kosten dekken. Dit is dus minder geschikt voor de beloning van iemands werkuren.
Een kwitantie kan in uitzonderlijke gevallen worden opgesteld door een particulier die eenmalig een dienst of product heeft geleverd en die niet in dienst is bij de opdrachtgever en ook geen vrijwilliger is. De hoogte van de kwitantie is in mindere mate afhankelijk van de gemaakte kosten. De particulier mag dus een commerciële prijs rekenen voor het product of de dienst.
Een kwitantie opstellen
Een kwitantie is voor de wet een ander document dan een factuur, met andere eisen voor de wettelijke geldigheid. Het wordt ook op een ander moment afgegeven, namelijk pas na de betaling. Het is daarmee dus ook een betaalbewijs.
Op een kwitantie zijn de volgende elementen verplicht:
- Naam en adres van de opdrachtgever
- Naam en adres van de opdrachtnemer
- Datum van levering van dienst of product
- Beschrijving van dienst of product, inclusief hoeveelheid
- Te betalen bedrag van dienst of product
- Handtekening opdrachtnemer
Een belangrijk verschil met een factuur is dat over het bedrag op de kwitantie geen btw wordt gerekend. Wanneer de inkomsten niet regelmatig zijn hoef je als particulier geen btw af te dragen. De inkomsten via kwitanties moeten bij de aangifte inkomstenbelasting wel worden opgegeven onder ‘Inkomsten uit overige werkzaamheden’. Als de projecten niet langer eenmalig zijn, maar zich met enige regelmaat blijven aandienen, kan het zijn dat je voor de inkomstenbelasting of de omzetbelasting wordt gezien als ondernemer. Houd dit daarom goed in de gaten door zowel de OndernemersCheck, als de online checklist van de Kamer van Koophandel te bekijken.
Een kwitantie verwerken in de administratie
Wanneer je als ondernemer een kwitantie hebt ontvangen dan moet je die, net zoals andere uitgaven, opgeven in je administratie. Daarnaast kun je verplicht zijn om bij de Belastingdienst aan te geven dat je een ‘uitbetaling aan derden’ hebt gedaan. Dit doe je door in het gegevensportaal van de Belastingdienst het webformulier in te vullen of via het invoersjabloon Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD) van de Belastingdienst.
Ondernemers die mensen in dienst hebben en loonaangifte voor hen doen zijn altijd verplicht om uitbetaalde bedragen aan derden door te geven. Heb je geen loonheffingsnummer dan ben je niet verplicht om de uitbetaling aan derden door te geven, tenzij je een uitnodiging hebt gekregen van de Belastingdienst. Je hebt dan nog wel aanvullende informatie nodig van de particulier die je uitbetaalt. Naast de gegevens die op de kwitantie zelf staat, heb je ook de geboortedatum van de particulier nodig.
