Heb je binnenkort een zakelijke trip op de planning staan? Een zakelijke reis betekent ook zakelijke kosten. Toch mag je niet alle kosten voor een zakenreis ook aftrekken van je winst. Zorg dus dat je voorbereid op reis gaat!
Er komt veel kijken bij een zakelijke reis. Zo maak je veel kosten in een korte tijd, kosten waarvan je misschien niet altijd weet of je die ook mag opgeven als zakelijke kosten. We zetten daarom hier de belangrijkste richtlijnen voor je op een rijtje:
Allereerst mag je maximaal €1.500 aan kosten opgeven voor je zakenreis wanneer deze niet noodzakelijk is voor je onderneming. Denk hierbij aan een tripje ter bevordering van je inspiratie. Of een studiereis naar het buitenland. Hoewel beide reizen je kunnen helpen in je ontwikkeling als ondernemer, kan het lastig zijn om aan te tonen dat deze daadwerkelijk noodzakelijk waren voor je onderneming.
Wanneer je zakenreis wél een duidelijk doel dient, omdat je bijvoorbeeld betaald krijgt voor een opdracht of omdat je een belangrijke meeting hebt met je zakenpartners, dan geldt het maximum van €1.500 niet.
Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat wanneer je naar het buitenland reist, je de btw die je ter plaatse betaalt niet in Nederland kan terugvragen. Mocht je dus de optie hebben om bepaalde kosten bij een Nederlands bedrijf te maken, dan kan dit veel geld schelen! Heb je onverhoopt toch een grote aankoop gedaan in een EU-land, dan kun je de btw alsnog proberen terug te vragen via een apart formulier.
Kosten voor de reizen
Wanneer je als ondernemer naar een zakelijke afspraak reist, ook buiten zakenreizen om, mag je de kosten hiervoor volledig opgeven. De kosten voor het openbaar vervoer, het vliegtuig of de taxi kun je dus opgeven wanneer je reist met een zakelijk doel. Let wel op: de reis vanuit je huis naar kantoor wordt niet gezien als zakelijk verkeer.
Wanneer je met de auto reist geldt bovenstaande situatie niet. Om benzinekosten op te geven in je administratie moet de auto op de zaak staan. Als je de auto niet op de zaak hebt staan, maar je wel een zakelijke rit maakt, mag je €0,23 per kilometer opgeven als kosten.
Eenmaal aangekomen op je bestemming, maak je wellicht kosten voor het verblijf in een hotel. Ook deze kosten mag je volledig opgeven, zolang je kunt aantonen dat je in het hotel verblijft voor zakelijke afspraken. Mocht je echter langer op je bestemming blijven of bijvoorbeeld je partner of kinderen meenemen op je reis, dan zul je hier een privécorrectie op moeten toepassen.
Kosten tijdens je reis
Tijdens de zakenreis geldt dat je alle kosten mag opgeven die je maakt voor je onderneming. Hier gelden dus dezelfde regels rondom zakelijke kosten als in het dagelijkse leven. Misschien ga je met je zakelijke partners lunchen of dineren. Dan mag je dit opgeven als zakelijke kosten. Doe je je zakenpartners bij het afscheid een fles wijn cadeau? Dan mag je dit ook opnemen in je administratie! Echter, beide type kosten worden in je administratie altijd gecorrigeerd met twintig procent, omdat de Belastingdienst oordeelt dat deze kosten deels privé zijn. Dit is een voorbeeld van hoe de kosten tijdens je zakenreis nog steeds moeten voldoen aan de voorwaarden die je normaliter ook buiten het reizen om zou hebben.
