Als werkgever heb je de mogelijkheid om belastingvrij vergoedingen uit te keren aan je werknemers. Dat betekent dat je hierover dus geen belasting hoeft te betalen, zoals bij het loon. Je mag zelf bepalen wat je vergoedt, verstrekt of beschikbaar stelt, maar er zijn natuurlijk wel zaken waar je rekening mee moet houden. In deze blog lees je alles wat je moet weten over deze zogeheten werkkostenregeling (WKR).
Wat is de WKR precies?
Via de werkkostenregeling kun je als werkgever jouw medewerkers onbelast voorzien van vergoedingen en verstrekkingen en kun je zaken (tijdelijk) ter beschikking stellen. Denk hierbij aan kerstpakketten, personeelsuitjes of een fiets van de zaak. Hieronder vallen ook dingen waar jouw personeel privé baat bij heeft, zoals een sportabonnement. Aan het totaalbedrag dat je onbelast mag vergoeden zit wel een maximum; je moet binnen de zogenoemde vrije ruimte blijven. Gebruik maken van de WKR is verplicht en alles wat onder deze noemer wordt uitgegeven moet worden geadministreerd.
De vrije ruimte
De hoogte van de vrije ruimte wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld. In 2024 is de vrije ruimte aangepast naar 1,92% van de totale lonen, tot een bedrag van €400.000. Over het loonbedrag boven €400.000 is de vrije ruimte 1,18%. Kom je met de vergoedingen die je geeft boven het bedrag van de vrije ruimte uit? Dan moet je over dit gedeelte 80% belasting betalen.
Voorbeeld: in totaal is het fiscale loon dat je aan je werknemers verstrekt €650.000. Over de eerste €400.000 is de vrije ruimte 1,92%; omgerekend €7.680. Over de resterende €250.000 is de vrije ruimte 1,18%; dit komt op €2.950. In totaal bedraagt de vrije ruimte dus €10.630.
In bovenstaand voorbeeld zijn alle vergoedingen die je aan je werknemers geeft dus onbelast tot een totaalbedrag van €10.630. Is de vrije ruimte volledig besteed en geef je daarna nog vergoedingen uit aan je personeel? Dan betaal je over dat bedrag 80% belasting. Dit bedrag heet de eindheffing en betaal je uiterlijk in het tweede tijdvak van het opvolgende jaar. De eindheffing is vervolgens aftrekbaar als zakelijke kosten.
Kosten die buiten de vrije ruimte blijven
Een aantal vergoedingen gaat niet ten koste van de vrije ruimte. Er wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen.
Vergoedingen met een nihilwaardering zijn bijvoorbeeld:
- De inrichting van een werkplek
- Consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd, zoals koffie en thee
- Werkkleding (zoals verplichte veiligheidskleding of kleding met een logo dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst)
Onder gerichte vrijstellingen vallen onder meer:
- Vergoeden of beschikbaar stellen van een laptop
- Reiskostenvergoeding
- Maaltijden bij overwerk
- Beschikbaar stellen van bijvoorbeeld een computer als dit noodzakelijk is voor het kunnen uitoefenen van de werkzaamheden
Het noodzakelijkheidscriterium geldt voor alle producten waarvan je van mening bent dat jouw personeel dit nodig heeft voor het werk. Denk hierbij aan gereedschap of een smartphone.
Normbedragen
Voor een aantal vergoedingen binnen de WKR gelden normbedragen. Het bekendst zijn bijvoorbeeld de vergoeding voor maaltijden en de reiskostenvergoeding. In 2024 is dit €0,23 cent per kilometer. Zoals je hierboven kon lezen vallen maaltijden bij overwerk, maar ook die tijdens een zakelijk verblijf of van bijvoorbeeld mobiele werknemers, onder de gerichte vrijstelling. Als je jouw medewerkers bijvoorbeeld ook van lunch voorziet, dan geldt er een normbedrag van €3,90 per maaltijd. Dat betekent dat je binnen de vrije ruimte niet meer dan dat bedrag mag opgeven, ook al zijn de werkelijke kosten hoger. Het restbedrag gaat dan mee in de eindheffing. Je kunt er ook voor kiezen om dit bedrag als bijtelling mee te nemen op de loonstrook van jouw werknemers, zoals dat gebeurt bij een fiets of auto van de zaak. Het bedrag gaat dan niet ten koste van de vrije ruimte en je krijgt ook niet te maken met een eindheffing.
Hoe zit het met de btw?
De btw over vergoedingen die binnen de vrije ruimte vallen is aftrekbaar. Maar er geldt wel een drempelbedrag. Zo lang je jaarlijks per medewerker niet meer dan €227 exclusief btw aan vergoedingen verstrekt mag je de btw aftrekken. Kom je boven dit drempelbedrag uit? Dan is de btw dus niet aftrekbaar. Heb je dit gedurende het jaar al wel teruggevorderd? Dan zul je deze moeten terugbetalen. Als je van je medewerkers een eigen bijdrage ontvangt, mag je deze aftrekken van de gemaakte kosten. Als je hierdoor onder het drempelbedrag blijft is de btw wel aftrekbaar. Over deze eigen bijdragen moet je btw afdragen.
Je zult zelf moeten uitrekenen hoeveel je per medewerker hebt uitgegeven. Voor persoonsgebonden uitgaven, zoals een kerstcadeau, is dit gemakkelijk. Uitgaven die worden gedaan voor een groep medewerkers deel je door het aantal personen dat er gebruik van gemaakt heeft. Zo stel je dus per medewerker vast of je onder het drempelbedrag bent gebleven.
Voorbeeld: je hebt 5 medewerkers in dienst en geeft iedereen een kerstpakket ter waarde van €75,- exclusief btw. Voor 3 medewerkers heb je een uitje verzorgd waarvan de totale kosten €750 exclusief btw waren en 1 medewerker heeft een jubileumcadeau gekregen dat €100 exclusief btw heeft gekost.
- Je mag de btw aftrekken van het kerstpakket van de medewerkers waarvoor je geen uitje hebt verzorgd.
- De btw van het jubileumcadeau mag je aftrekken als je voor deze medewerker geen uitje hebt verzorgd. De totale kosten voor deze medewerker blijven dan onder het drempelbedrag.
- Voor de kosten van het uitje mag geen btw worden afgetrokken omdat dit boven het drempelbedrag uitkomt.
Dit zijn de belangrijkste voorwaarden voor het gebruik van de werkkostenregeling. Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen en zul je als werkgever specifieke situaties tegenkomen die we hier niet hebben omschreven. Het is daarom belangrijk om je als werkgever altijd goed te (laten) informeren.
