Als ondernemer stuur je je klanten facturen voor de diensten of producten die je levert. Hoe deze factuur eruit ziet is in principe niet belangrijk, maar er zijn wel wat verplichte onderdelen die erop vermeldt moeten staan. In deze blog lees je hoe je een rechtsgeldige factuur opstelt én wanneer je deze moet versturen.
Wanneer stuur je een factuur?
Je bent als ondernemer verplicht om een factuur te sturen als je zakendoet met andere ondernemers. Ook aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals stichtingen, moet je factureren. Lever je alleen producten of diensten aan particulieren? Dan ben je in principe niet verplicht om een factuur op te stellen. De factuur moet verstuurd worden op uiterlijk de 15de dag van de maand die volgt op de maand waarin je het werk hebt verricht. Dit betekent dus dat bijvoorbeeld alle facturen van de maand november uiterlijk 15 december de deur uit moeten.
Wat moet erop komen te staan?
Je bent vrij om het uiterlijk van je factuur zelf te bepalen. Zo mag je zelf weten of er een logo op staat, welke kleuren je gebruikt en in welk lettertype je schrijft. Over welke informatie erop moet staan is de Belastingdienst wél streng. Zo moet iedere factuur in elk geval deze gegevens bevatten:
- De volledige naam en het adres van zowel jou als je klant
- Je Kamer van Koophandel-inschrijvingsnummer
- Je btw-identificatienummer
- De factuurdatum en een uniek factuurnummer. Deze nummering moet doorlopend zijn
- Welke goederen of diensten er zijn geleverd en wanneer
- Het bedrag dat je rekent, exclusief btw
- Het btw-tarief dat van toepassing is én het btw-bedrag
Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen. Zo mag je bijvoorbeeld minder gegevens vermelden als je facturen niet boven de €100 inclusief btw uitkomen. Tegelijkertijd moet je juist meer gegevens vermelden als je facturen stuurt naar klanten in het buitenland. Een complete lijst van deze uitzonderingen vind je op de website van de Belastingdienst.
Ook al zijn er geen regels over hoe de factuur eruit moet zien, het is natuurlijk wel van belang dat deze overzichtelijk is. Zo kan jouw klant in één oogopslag zien wat er van hem wordt verwacht. Het is dus niet aan te raden om helemaal los te gaan met felle kleuren en gekke plaatjes. Hieronder een paar tips voor de finishing touches van je factuur:
- Zet je logo erop
- Vermeld onderaan de factuur je IBAN en de betalingstermijn
- Houd ruimte vrij voor een notitie of persoonlijke boodschap
- Gebruik de voetnoot om je standaardgegevens nogmaals te vermelden
- Maak gebruik van een betaallink zodat klanten snel en gemakkelijk kunnen betalen.
Even tijd steken in het format en de opmaak van je factuur zal je later een hoop gedoe schelen én voorkomt fouten. Online zijn er genoeg voorbeelden te vinden van overzichtelijke facturen. En natuurlijk kun je ook gebruikmaken van facturatie programma’s!
